Integr ledn sys - Kommunikation enligt standarderna

© 2019 Lennart Piper

  

Inledning

Det finns många skäl att börja arbeta med kommunikation. Drivkrafterna för kommunikation ger möjligheter till en mer utvecklad organisation med bättre prestanda. Dessutom kan synpunkter från intressenterna förbättra organisationens aktiviteter, produkter och tjänster mot en hållbar utveckling. En dialog med intressenterna förbättrar förståelsen för intressenternas behov och synpunkter för att organisationen skall kunna sträva mot ett ökat förtroende och en fortlöpande dialog med omvärlden. Genom en öppenhet mot intressenterna möjliggörs ett rikt utbyte omkring aspekter och indikatorer som sen organisationen kan använda i det interna arbetet för att utveckla organisationen. En förbättrad kommunikation underlättar för intressenterna att förstå en organisations åtaganden, policys och prestanda. En mer utvecklad kommunikation sprider likaså organisationens fördelar, uppnådda resultat och prestanda. 

Inom ISO har det sedan länge funnits en kommunikationsstandard, det finns dock behov av en mer utvecklad kommunikation som också möjliggör en integrering med flera fokusområden som kvalitet, arbetsmiljö, socialt ansvarstagande och säkerhet. 

År 2000 startade ISO ett arbete för en vägledningsstandard för miljökommunikation (se bilden nedan) som publicerades i en första version 2006, nuvarande svenska standard har beteckningen SS-EN ISO 14063:2010. Denna standard möjliggör en bred användning och omfattar en process för dialogen med en organisations intressenter och kan med fördel även användas för andra fokusområden än miljö. Standarden tar inte upp formatet för hur en redovisning av miljöprestandan skall gå till. För detta rekommenderar jag att man följer formatet i Global Reporting Initiative - GRI som under flera år (sedan 1998) utvecklat rekommendationer (numera även standarder) för hur bl.a. en miljöredovisning skall utformas. I GRIs rekommendationer och i ISO 14063 finns ett antal principer för hantering av information i en organisation. Förutom GRI så har EMAS engagerat sig i kraven för utformning av en miljöredovisning. En skillnaden mellan den tidigare (2004 versionen) av ISO 14001 - Specifikationsstandarden för miljöledningssystem och EMAS - Eco Management and Audit Scheme är att EMAS ställer ett skarpt krav på att organisationen årligen skall lämna en tredjepartsgranskad miljöredovisning. ISO 14001:2015 har ett nytt krav på att organisationen skall kommunicera sin miljöprestanda även externt. 

Relation mellan ISO 14001, ISO 14031 och ISO 14063

Vägledningsstandarden för ISO 14063 är uppdelad i grundelement som följer Demings PDCA-cykel. I grundelement finns det på samma sätt som i ISO 14001 och ISO 14031:2013 - Utvärdering av miljöprestanda, ett antal element (delar eller rubriker) som ger vägledning i processen för miljökommunikation. Grundelementen och elementen bildar struktur och innehåll för miljökommunikation, denna struktur utgör tillsammans kravbilden för att följa ISO 14063. Om man vill jämföra struktur och krav mellan ISO 14001 och ISO 14031 så har ISO 14001, 7 grundelement, 22 element och 68 skallkrav, motsvarande för ISO 14031 är 4 grundelement (följa upp och förbättra utgör tillsammans ett grundelement), 5 element och 31 börkrav.

Vägledningsstandarden ISO 14063 - Miljökommunikation anger på samma sätt som ISO 14031 - Utvärdering av miljöprestanda, inga uttryckliga "skallkrav" utan använder bör (krav) respektive kan (rekommendation). Bör (krav) är en miniminivå för organisationer och kan (rekommendation) är ytterligare en ambitionsnivå för, framförallt organisationer som vill utveckla miljökommunikationen ytterligare. 

Skallkrav  finns  i  specifikationsstandarderna  ISO 14001 och  ISO 9001  vilket möjliggör certifiering av en organisation, medan vägledningsstandarder som ISO 14031 och ISO 14063 innehåller börkrav. Det gemensamma för båda typerna av krav är att de utgör en miniminivå. En vanlig skillnad är att specifikationsstandarder används för certifiering medan vägledningsstandarder oftast är interna kravnivåer för organisationen och används  ej  för  certifiering.